La baseline che nessuno vuole firmare
Ogni programma di efficienza dichiara risultati. Pochissimi li dimostrano, perché il punto di partenza viene concordato quando ormai è troppo tardi.
di BVH Consulting2 min di lettura
A metà di un programma di riduzione dei costi arriva sempre lo stesso momento imbarazzante: qualcuno chiede quanto si è risparmiato e ci si accorge che la risposta dipende da chi la calcola.
Non è malafede. È che il punto di partenza non era mai stato fissato con precisione, e a metà percorso ognuno ricostruisce la storia in modo compatibile con i propri incentivi.
Perché la baseline è scomoda
Fissare la baseline significa scrivere nero su bianco quanto costa oggi un processo. È un numero che qualcuno in azienda dovrebbe già avere, e che spesso è peggiore di quanto sia stato raccontato finora.
Per questo la discussione sulla baseline è la più difficile del progetto, e per questo tende a essere rimandata: si comincia a lavorare sulle soluzioni, che sono più gradevoli da discutere, e la misura si sistemerà dopo.
Solo che dopo non si sistema. Dopo diventa una trattativa.
Che cosa rende una baseline utilizzabile
Una fonte sola. Il numero deve venire da un sistema identificato, con una query o un'estrazione ripetibile. Se serve un foglio di calcolo costruito a mano, la baseline non reggerà al primo confronto.
Un perimetro esplicito. Quali unità, quali voci di costo, quale periodo, con quali esclusioni. Le esclusioni vanno scritte all'inizio: aggiungerle dopo è il modo più comune di produrre risparmi che non esistono.
Una firma. Non serve un rituale: serve che il responsabile della funzione e chi guida il progetto dichiarino per iscritto che quel numero è il punto di partenza. Da quel momento la discussione può spostarsi sul merito.
Il vantaggio inatteso
Le aziende che fanno questo esercizio scoprono quasi sempre qualcosa prima ancora di iniziare a intervenire. Ricostruire il costo reale di un processo obbliga a mettere insieme dati che vivevano in sistemi diversi, e in quel passaggio emergono le anomalie: la voce che cresce senza spiegazione, il centro di costo con il doppio dell'incidenza dei suoi pari, il volume che nessuno aveva mai sommato.
In diversi mandati la fase di misura ha prodotto più valore della fase di intervento. Non perché l'intervento fosse inutile, ma perché per la prima volta qualcuno stava guardando i numeri per intero.
Una regola pratica
Se un programma di efficienza non riesce a produrre una baseline firmata entro le prime tre settimane, il problema non è la misura: è che l'organizzazione non ha ancora deciso di volere il risultato.